Motorola portofoons voor Theater Castellum in Alphen

Theater Castellum in Alpen aan de Rijn is naast een theater en bioscoop ook een culturele ontmoetingsplaats en het podium van de stad. Gastvrijheid staat bij de servicegerichte medewerkers hoog in het vaandel. Om alle evenementen vlekkeloos te laten verlopen, bleek gestroomlijnde communicatie onderling onmisbaar. Helaas verliep de communicatie nog niet helemaal naar wens.

Wens

Theater Castellum had al enige ervaring met analoge portofoons en die werkten op zich prima. Tijdens voorstellingen en evenementen maken medewerkers gebruik van de portofoons om snel met elkaar te communiceren. Men liep alleen tegen een aantal beperkingen aan. Aangezien er verschillende afdelingen tegelijkertijd werken, is alle besproken informatie niet voor iedereen relevant. Een technicus die met de voorstelling bezig is wilt bijvoorbeeld niet weten hoeveel drinken er nodig is in de pauze.

De communicatie verliep dus niet helemaal vlekkeloos via de analoge portofoons. Daarom zocht Theater Castellum naar een oplossing waarbij ze de groepen zo konden indelen, dat iedereen een eigen gesprekskanaal heeft in combinatie met het BHV kanaal. Alleen de manager dient als spin in het web alle kanalen op de portofoon te ontvangen en moet met iedereen kunnen communiceren.

Oplossing

Portofoonwinkel gaf het advies om te kiezen voor een digitale oplossing van Motorola, bij voorkeur binnen het MotoTRBO portfolio. Het theater heeft vervolgens op aanraden gekozen voor 8 Motorola DP3661E portofoons en 22 Motorola DP2600E portofoons met bijbehorende oortjes. Op basis van de wensen van het theater heeft KommaGo een weloverwogen indeling kunnen maken én programmeren van groepen en kanalen. Ook zijn extra functies voor managers en hoofd BHV’ers ingesteld.

“We hebben als theater voor deze oplossing gekozen om de communicatie tussen verschillende afdelingen te kunnen stroomlijnen en rust te creëren op de lijn.”

Iedere afdeling die tijdens een voorstelling of evenement werkt, heeft nu zijn eigen kanaal waar de medewerkers onderling met elkaar communiceren. Sommige portofoons en afdelingen hebben toegang tot meerdere kanalen waar ze naartoe kunnen schakelen, mocht het nodig zijn. Met behulp van de sneltoetsen kunnen managers bijvoorbeeld een oproep doen via een ander kanaal, zonder de kanaalknop te gebruiken.

Daarnaast hebben alle portofoons een BHV kanaal; het enige kanaal waarop alle afdelingen weer samenkomen en met elkaar kunnen communiceren. Op deze manier kan de Duty Manager in één keer iedereen snel op de hoogte brengen bij een calamiteit en instructies geven. Men drukt in het geval van een calamiteit op de voorgeprogrammeerde noodknop, waardoor alle portofoons een alarmmelding ontvangen. De persoon die de alarmknop heeft ingedrukt, kan direct beginnen met spreken. De portofoons van de hoofd BHV’ers zijn voorzien van een interruptiefunctie, waardoor zij indien nodig gesprekken gelijk kunnen overnemen.

Resultaat

De digitale Motorola portofoons zorgen voor een gestroomlijnde communicatie tussen medewerkers en beter overzicht voor de managers. Voor managers is het nu mogelijk om meerdere gesprekskanalen te beluisteren en te beantwoorden, terwijl medewerkers alleen relevante gesprekken ontvangen. Daarnaast zorgt het calamiteitenkanaal voor snelle en duidelijke communicatie in noodsituaties. “Iedereen moest in eerste instantie even wennen aan deze nieuwe oplossing, maar ze ervaren het nu als positief! De communicatie verloopt efficiënter en is er meer rust.”